Es ist Wolfgangs erster Tag im neuen Unternehmen. Frisch von der Universität ist der fertig graduierte Betriebswirt motiviert, die Firmenwelt für sich zu entdecken. Voller Tatendrang beginnt er seine erste Arbeitswoche. Doch nach kurzer Zeit bemerkt der Vorgesetzte, welche Probleme der junge Mann mit alltäglichen Aufgaben hat. Das Telefonieren mit Kunden bereitet Probleme, die schriftliche Korrespondenz erinnert an die Rechtschreibung-Kompetenz eines Sextaners und selbst die einfachsten Regeln der Business-Knigge sind dem frisch gebackenen Berufsanfänger noch fremd.

Neben diesen Grundkompetenzen muss das Unternehmen die branchen- und firmenspezifischen Kenntnisse vermitteln können. Diese Vermittlung kostet Zeit sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung. Dabei wird die Nachbereitung und Kontrolle oft außen vor gelassen. Kein Wunder, da bei klassischen Weiterbildungsmaßnahmen immer interne und oft externe Ressourcen gebunden werden müssen. Weiterbildung ist teuer. Aus diesem Grund macht es Sinn, einmal zu prüfen, welche Möglichkeiten der Digitalisierung existieren, um ressourcenschonend neue und bestehende Mitarbeiter weiter zu trainieren, um diese letztlich effizienter zu machen.

Die Evaluation der notwendigen Wissensbasis

In einem Unternehmen gibt es für die Weiterbildung verschiedene Zielgruppen vom Azubi bis zur Führungskraft und von der Einkaufsabteilung bis zum Service. Die beiden Dimensionen Hierachie bzw. Maturität und Funktion spannen eine Evaluationsmatrix der Zielgruppen auf. Dabei ist jede Zelle im Optimalfall mit spezifischen Kompetenzen ausgestattet.

Bei der Kompetenzevaluation sind sowohl übergreifende Skills wie Teamfähigkeiten als auch fachspezifische Skills zu prüfen. Eine Liste an möglichen Skills sollte im ersten Schritt erstellt werden, die dazu dient, jede Zelle zu prüfen. Dazu sollten die Ausprägungen der Skills durch einen Vorgesetzten und ggfs. zusätzlich durch eigene Einschätzung pro Mitarbeiter evaluiert werden. Einige Unternehmen arbeiten mit 360 Grad Bewertungen, die auf einem Skillset Fragebogen fußen. Die Ergebnisse werden dann pro Zelle verdichtet. Am Ende erhält das Unternehmen einen Überblick über den Stand des aktuellen Skill Sets. Abteilungsleiter sollten pro Skill eine Priorisierung empfehlen, wie die Mitarbeiter am schnellsten effizienter eingesetzt werden können.

Skill Evaluationsmatrix

Alle Zellen zu Beginn gleichzeitig anzugehen ist selten möglich, da Zeit und Kostenaufwand zu hoch sind. So liegt es nah, auf wenige Zellen oder Spalten bzw. Zeilen zu fokussieren.

Im Ergebnis kann die Matrix quantitative Prioritäten erheben, die bei der Entscheidungsfindung absolut wichtig sind. Wenn in 90 Prozent aller Zellen Teamskills herausstechen, wäre eine hohe Priorisierung dieser Ausbildung sinnvoll. Mit Hilfe der Empfehlung der Abteilungsleiter kann eine finale Diskussion über die Priorisierung erfolgen.

Die Auswahl der Trainingsformate

Bei der Konzeption von Trainings ist im ersten Schritt auf das Trainingsformat abzustellen. Im Folgenden ein Überblick an Formaten:

Klassische Präsenztrainings

  • Einkauf von externen Trainern
  • Eigene Ressourcen
  • Kaskardierende Mischsysteme

Digitale Trainings

  • Eigene Lernplattform
  • Externe Lernplattform

Zertifizierung

Bei den klassischen Präsenztrainings werden Trainer aus den eigenen Reihen oder extern eingesetzt. Kaskardierende Systeme beschreiben die Möglichkeit, zunächst von externen Experten-Trainern unterrichtet zu werden und dann mit eigenen Mitarbeitern den Rest des Teams weiterzubilden. Bei großen Unternehmen kann dieses Mischsystem in mehreren Ebenen nach unten ähnlich wie eine Baumstruktur eingesetzt werden.

Bei den digitalen Trainingsformaten unterscheidet man zwischen eigenen und externen Lernplattformen. Externe Lernplattformen bieten zum Teil eine sehr große Auswahl an Trainings, zum Teil haben sie sich aber auch einem einzigen Thema verschrieben. Lernplattformen werden in diesem Artikel nur oberflächlich betrachtet. Sie im Detail zu beschreiben füllt heute ganze Bücher. Wichtig ist es, auf Basis der zu trainierenden Skills zu prüfen, ob eine Lernplattform diese Skills vermitteln kann. Neben dem klassischen Online-Training sollten je nach Skillset auch weitere Elemente wie Lern-Communities und dynamische FAQs integriert werden können.

Zuletzt ist die Zertifizierung zu klären, die als motivierender Nachweis der Ausbildung dienen kann.

Die Budgetfrage ist meistens die bestimmende Variabel für die Auswahl des geeigneten Trainingsformats. Fragen Sie nach unserem Whitepaper „Die Entscheidungsformel für das richtige Trainingsformat – Mit dem Budget-Trick für Weiterbildung!“

Betriebsräte und digitale Weiterbildung

Bitte bedenken Sie, dass Sie bei solchen Projekten schon von Beginn an den Betriebsrat einbinden, sofern Sie einen solchen haben. Hier stehen vor allem folgende Fragestellungen im Raum:

  • Prüfungen von Mitarbeitern – Pflicht oder Kür
  • Datenhaltung – wer hat Zugriff?
  • Arbeitszeit und Lernzeit – Ist Lernzeit voll anrechenbar?

In der Praxis hat sich bewährt, Betriebsräte frühzeitig einzubinden und zu begeistern. Sie unterstützen gern Möglichkeiten, Mitarbeiter innovativ weiterzubilden. Zu prüfen ist lediglich die Akzeptanz der Trainingsformate. Während die jungen Mitarbeiter in der Regel keine Probleme mit digitalen Trainings haben, sträuben sich ältere Arbeitnehmer häufiger, wenn sie anstatt Präsenztrainings auf einmal mit dem PC oder am Tablet lernen sollen. Hier sollten Sie Ansprechpartner im Unternehmen definieren, die diesen Mitarbeitern aktiv zur Seite stehen.

Bei einem früheren Projekt, bei dem ich eine SAP/R3-Einführung bei einem mittelständischen Unternehmen begleitet habe, wurde erstmalig mit CBTs, also Computer Based Training CDs gearbeitet, um Mitarbeiter für das neue System zu schulen. Nachdem erste Ängste überwunden waren, konnten nahezu alle Projektteilnehmer erfolgreich die Schulung abschliessen. Die einfache Bedienung der Software und die Hilfestellung zu Beginn waren wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Durchführung.

Der neue Schützling der Firma – Wolfgang – ist von dem großen Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten begeistert, die seine Firma anbietet. Dank seinem Vorgesetzten, der ein auf sein Skillset angepasstes Trainingsprogramm erstellt hat, lernt er in neuer Geschwindigkeit. Dabei ist er flexibel und kann sowohl während der normalen Arbeitszeit als auch von zuhause dann lernen, wann es am besten passt.

Written by Frank Mühlenbeck

Eine zweistellige Zahl an Unternehmensgründungen in drei Ländern, acht eigene Bücher über Digitales Marketing und zahlreiche Beratungsprojekte bei mittelständischen und großen Firmen machen Mühlenbeck zu einem gefragten Referenten und Experten für digitale Geschäftsmodelle. Er begleitet Unternehmen in der Digitalen Transformation.

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