Immer mehr digitale Talente fordern von ihren Arbeitgebern eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten und -Orten – der Wunsch nach Remote Leadership wird geboren. Ob Programmierung oder die Erstellung einer Powerpoint-Präsentation, ob Grafikdesign oder die Entwicklung eines Strategiekonzepts – viele Arbeitspakete sind ortsunabhängig umsetzbar. So kann der Entwickler von seiner Finca auf Mallorca die neuesten Software-Updates einspielen, während der Designer noch auf seiner Skihütte in den Alpen verweilt und die Abendstunden nutzt, um den neuesten Entwurf für das neue Logo in die Cloud zu laden.

Die größte Herausforderung besteht für Unternehmen darin, Führungskompetenzen und -willen zu entwickeln, die diesen Anforderungen genügen. Der folgende Artikel zeigt auf, welche Faktoren Unternehmen für erfolgreiches Remote Leadership berücksichtigen sollten.

 

Viele Unternehmen haben die Zeichen der Zeit erkannt und setzen zunehmend auf die Digitalisierung. Dazu entwickeln sie eine Digital Transformation Agenda, die beschreibt, welche Projekte sie im Unternehmen nach vorn treiben, um sich der Veränderung anzupassen, die die Digitalisierung erfordert.  Ein typisches Arbeitspaket ist die Flexibilisierung der Arbeitsplätze. Mitarbeiter müssen nicht mehr länger jeden Tag von morgens bis abends im Head-Office sitzen. Stattdessen erhalten viele Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit ihren Vorgesetzten abzustimmen, um den Arbeitsplatz an andere Orte zu verlagern.

Sehr erfolgreich begeht SAP den Ansatz des Remote Leaderships. CEO Bill McDermott setzt auf maximale Freiheit der Arbeitsumgebung und stellt gleichzeitig den agilen Kunden in den Mittelpunkt, der je nach Projektphase unterschiedliche Experten verlangt. Seit Einführung des neuen Führungsstils stieg bei SAP die Mitarbeiterzufriedenheit um 3%.

 

Disruption alter Führungsstrukturen

Die alten Prinzipien der Unternehmensführung fußen vielfach auf engen Kontrollen und klaren Ansagen, was der „Chef“ von seinen „Untertanen“ erwartet. Ältere Semester tun sich aus diesem Grund sehr schwer damit, diese Form der Führung abzulegen und einen freieren neuen Führungsmodus zu starten. Die Kontrolle der Mitarbeiter wird schlichtweg schwieriger, wenn nicht mehr alle Angestellten vor Ort im Büro sitzen. Daneben gibt es ein weiteres Problem, mit dem Führungskräfte heutzutage konfrontiert werden: Die Geschwindigkeit des notwendigen Wissens steigt. Im klassischen Mittelstand gibt es bis heute viele Chefs, die alle Aufgaben ihrer Mitarbeiter selbst erledigen können – egal ob sie im Lager die Produkte richten, im Einkauf mit Kreditoren verhandeln, an der Verkaufstheke stehen oder die Buchhaltung einsehen. Schwerer tun sie sich mit den neuen Möglichkeiten der digitalen Kommunikation. Doch wer soll die Möglichkeiten der Digitalisierung für das bestehende und zukünftige Geschäftsmodell einschätzen können, wenn es nicht einmal der Chef kann?

Aufgrund der Tatsache, dass sich immer mehr Experten intensiv mit Digitalisierungsthemen auseinandersetzen, bleibt der Führungskraft nichts anderes übrig, als den neuen Kräften zu vertrauen und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die es erlaubt, schneller und agiler Geschäftsmodelle anzupassen und neue Modelle zu entwickeln – auch das ist Remote Leadership. Aber keine Angst: Auch im Zeitalter des Digital Leadership hat die Führungskraft die Aufgabe, Mitarbeiter zu kontrollieren. Die Parameter der Kontrolle verändern sich aber, so dass vor allem die Rahmenbedingungen kontrolliert werden müssen, die ein optimales Umfeld für innovative Ergebnisse sichern sollen.

 

Leistungen über Plattformen beziehen

Für kleine und mittelständische Unternehmen wird es attraktiver, einige Dienstleistungen wie Grafikdesign und Programmierung über Online-Plattformen zu beziehen. Zum einen ist es schwierig, Talente zu identifizieren und mit einem passenden Gehalt an das Unternehmen zu binden, zum anderen bieten die Plattformen vergleichsweise günstigere Leistungen an. Wir beziehen seit mehreren Jahren über Plattformen wie Fiverr und upwork Designleistungen, die zum Teil nur ein Zehntel der Kosten ausmachen. Dazu muss man solche Plattformen richtig bedienen und die Leistungen sauber einbriefen, kontrollieren und abnehmen können. Auch diese Kompetenzen sind im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelten neu zu entwickeln und auszubilden. Neben dem Beherrschen anderer Sprachen ist auch der Umgang mit Collaboration Tools und Screen Capturing Software hilfreich.

 

Das richtige Tool-Set für Remote Leadership

Führungskräfte müssen sich mit digitalen Lösungen auseinandersetzen, die das Remote Leadership Prinzip unterstützen und vereinfachen. Der Informationsaustausch sollte nicht mehr allein über E-Mail und Telefon abgebildet werden. Schnellere Lösungen dienen dazu, für Projektteams sichtbare Feedbacks zu liefern und mit höhreren Geschwindigkeiten Ziele zu erreichen.

Meetings sollten digital stattfinden können, damit Reisezeit gespart wird und ortsunabhängig alle Projektbeteiligten zusammenkommen können. Meeting Software bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen, um andere Mitarbeiter später abzuholen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten.

Projekt-Management-Software lässt sich heute ebenfalls über die Cloud einsetzen, um Aufgaben zu verteilen und zu kontrollieren sowie zu prüfen, ob das Team geplante Ergebnisse rechtzeitig fertigstellt.

Einige Softwarelösungen unterstützen Teams auch mit Gamification Komponenten. So werden beispielsweise Punkte verteilt, wenn bestimmte Zwischenergebnisse erreicht werden. Auch der Wettbewerb zwischen Teams und Team-Mitgliedern kann spielerisch in Software eingesetzt werden. Wichtig ist, neben dem persönlichen Gespräch die Teams einzuschwören und dauerhaft zu motivieren.

Bei allen Softwarelösungen ist es zudem von zentraler Bedeutung, dass die Führungskraft sicherstellt, dass das Team die Software akzeptiert und versteht. Zusätzlich müssen Regeln für die Nutzung entwickelt werden, die für Zeit-Effizienz sorgen.

 

Die 10 wichtigsten Regeln für Remote Leadership

  1. Schaffen Sie für sich selbst die Basis-Kompetenz für Digitalisierung

Sie müssen und können nicht alle Facetten der Digitalisierung verstehen. Setzen Sie sich aber einen Rahmen für die Dinge, die Sie kennen sollten. Typischerweise sollten Sie sich mit Digitalen Kommunikationsmedien auseinandersetzen und experimentieren. Hilfreich ist es auch als digitale Führungsperson, ein Stück digital vorzuleben. Erstellen Sie zum Beispiel einen Twitter-Account und lernen Sie, wie Twitter funktioniert. Es ist nicht schwer und ihre Mitarbeiter werden mit anderen Augen auf Sie schauen.

 

  1. Definieren Sie die Rollen, Aufgaben und Verantwortungsbereiche

Wenn Sie ein neues Rollensystem planen, fangen Sie bei einer grünen Wiese an. Denken Sie neu. Wenn Sie versuchen, eingefahrene Strukturen in ein verändertes Modell überführen, werden Sie damit nicht erfolgreich sein, weil Sie schon von Beginn zu viele alte Rahmenbedingungen berücksichtigen müssen.

  1. Legen Sie Arbeitsabläufe und Termine fest

Ohne Kontrolle geht es auch beim Remote Leadership nicht. Setzen Sie klare Rahmenbedingungen für Prozesse und Termine. Stellen Sie auch bei jedem Mitglied sicher, dass die Regeln verstanden wurden und angewendet werden. Pünktlichkeit ist eine Hygiene-Pflicht, die Sie einfordern müssen. Bei Nichteinhaltung sollten Sie in Ihrem Regelwerk auch definieren, was daraus folgt.

 

  1. Digitale Meetings brauchen mehr Vorbereitung

Mal eben die Agenda auf ein Blatt Papier schreiben funktioniert bei Digital Leadership nicht. Bereiten Sie jedes digitale Meeting akkurat vor und stellen Sie Ablauf und Ziel des Meetings vorab vor. Die Erwartungshaltung an die Ergebnisse des Meetings sollte jedes Teammitglied kennen. Bei dem Einsatz vom SCRUM Projektmanagement wird jeden Tag ein Standup-Meeting durchgeführt, bei dem alle Teammitglieder anwesend sind und kurz über den aktuellen Stand ihrer Arbeit berichten. Diese Standups können auch virtuell durchgeführt werden.

 

  1. Ihre Mitarbeiter sind erreichbar

Insbesondere dann, wenn Ihre Mitarbeiter nicht im gleichen Bürogebäude sitzen, sollten Sie die Erreichbarkeit aller Teammitglieder sicherstellen. Soweit ein Mitarbeiter im Rahmen einer Pause nicht erreichbar ist, kann er dies zum Beispiel mit einem gemeinsamen Terminkalender darstellen.

 

  1. Digital Leadership ersetzt nicht das private Gespräch

Weil Digitalisierung menschliche Nähe oft in geographische Distanz verwandelt, müssen Sie regelmäßige 1 zu 1 Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen. Das muss nicht vor Ort passieren, aber per Telefon oder Skype sind solche Gespräche wichtiger denn je, um eine vertrauensvolle und nachhaltige Beziehung aufzubauen. Achten Sie dabei auch darauf, dass Sie alle Mitarbeiter gleich behandeln.

 

  1. Beachten Sie bei internationalen Teams die kulturellen Unterschiede.

Digital Remote Leadership führt schnell dazu, dass Ihre Teams unterschiedliche Sprachen sprechen und in unterschiedlichen Kulturen leben. Berücksichtigen Sie diese Kulturen. Oftmals funktionieren internationale interkulturelle Teams besser, wenn sie nicht in einem Raum zusammen sitzen. In einer meiner früheren Firmenbeteiligungen hatten wir nach kurzer Zeit ein internationales Entwicklerteam mit 6 Nationen in einem Raum vertreten. Nach einem Jahr mussten wir das Team aufgrund von zu vielen kulturellen Clashs auseinander dividieren.

 

  1. Sagen Sie „Danke“, auch virtuell.

Bauen Sie eine Feedback-Kultur auf, die Sie digital vorleben. Bedanken Sie sich im 1 zu 1 Gespräch und im Team-Gespräch. Geben Sie Feedback und bauen Sie ein starkes Team auf, das mit Spaß an einem gemeinsamen Ziel arbeitet.

 

  1. Vereinfachen Sie Digital Leadership mit Software

Testen Sie Softwarelösungen, die Ihre Prozesse vereinfachen. Ob Meetings, Projekt-Management, digitale Telefonate, Wissensmanagement oder Terminverwaltung – entwickeln Sie Schritt für Schritt eine technologische Infrastruktur, die für Sie und alle Teammitglieder einfach einzusetzen ist.

 

  1. Definieren Sie Verhaltensregeln für die virtuelle Zusammenarbeit.

Verhaltensregeln dienen dazu, ein gegenseitiges Vertrauen im Team zu schaffen. Hierzu ist es auch hilfreich, beim Kick-Off eines virtuellen Teams gemeinsam Verhaltensregeln zu entwickeln. Trotzdem ist es hilfreich, wenn Sie bereits vorab für sich Verhaltensregeln definiert haben, die Sie dann einbringen können, wenn Ihre Teammitglieder nicht an Alles gedacht haben.

Sie können per Email an info@transformieren.com den Mustertext „10 Verhaltensregeln für virtuelle Teams“ gratis anfordern.

 

Viel Erfolg bei der virtuellen Führung.

Written by Frank Mühlenbeck

Eine zweistellige Zahl an Unternehmensgründungen in drei Ländern, acht eigene Bücher über Digitales Marketing und zahlreiche Beratungsprojekte bei mittelständischen und großen Firmen machen Mühlenbeck zu einem gefragten Referenten und Experten für digitale Geschäftsmodelle. Er begleitet Unternehmen in der Digitalen Transformation.

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